Zeitmanagement macht produktiv – 25 einfache Tipps

Wenden Sie ein starkes Konzept an: bewusstes Zeitmanagement!

Was ist Zeitmanagement? 

Was ist Zeitmanagement?Zeitmanagement ist die Art und Weise, wie wir uns entscheiden, unsere Zeit zu nutzen, um unsere Produktivität bei der Erreichung bestimmter langfristiger Ziele zu maximieren.

Wir alle möchten die 24 Stunden, die wir täglich erhalten, optimal nutzen.

Manche Menschen erzielen jedoch mehr Glück, Produktivität und Erfolg - in derselben Zeitspanne!

Wie kann ich meine 24 Stunden erfolgreicher gestalten?

Sie müssen nur ein leistungsfähiges Konzept anwenden: bewusstes Zeitmanagement.

Mit diesen 25 Zeitmanagement Methoden können Sie Ihren Tag planen, ausführen, verwalten und massiven Erfolg erzielen!

Zeitmanagement Methode 1: Erstellen Sie eine Zeitprüfung und finden Sie heraus, wo Sie Zeit verschwenden.

Das Wichtigste zuerst: Finden Sie heraus, wo Ihre Zeit den ganzen Tag verrinnt.

Es gibt oft eine große Diskrepanz zwischen Ihrer subjektiven Zeit und Ihrer Realität. Holen Sie sich eine Zeitmanagement App (z.B. die Trello-App) und verfolgen Sie alles, was Sie für eine Woche zu tun haben.

Dann setzen Sie sich hin, laden die Tagesberichte herunter und bewerten diese.

Durch die Verfolgung der täglichen Aktivitäten, können Sie sich ein genaues Bild davon machen, wie viel Zeit Sie für verschiedene Aktivitäten aufwenden.

Dies ist der erste Schritt zum effektiven Zeitmanagement.

Mit diesen Daten können Sie leicht Bereiche finden, die verbessert werden müssen.

Was sind Ihre Zeitbanditen?

  • Verbringen Sie zu viel Zeit damit, in unproduktiven Besprechungen zu sitzen
  • oder Aufgaben mit niedriger Priorität zu erledigen.
  • Verbringen Sie zu viel Zeit im Internet,
  • lesen Sie E-Mails,
  • posten Sie Beiträge auf Facebook,
  • schreiben Sie SMS
  • oder tätigen Sie persönliche Gespräche.

Tipp 2: Setzen Sie eine zeitliche Begrenzung für Aufgaben.

Werfen Sie einen Blick auf Ihre Zeitprüfung und identifizieren Sie Aufgaben, die länger dauern als erwartet. Durch das Festlegen von Zeitbeschränkungen für diese Elemente können Sie sich stärker konzentrieren und effizienter arbeiten.

Wenn Sie immer noch diese Zeitgrenzen überschreiten sollten, überprüfen Sie Ihren Workflow und beseitigen Sie kleine Zeitverschwendung wie ungeplante Pausen.

Tipp 3: Planen Sie Ihre Woche am Sonntag.

Wenn Sie mit einem Wochenplan in die Arbeit gehen, können Sie sich auf die Prioritäten konzentrieren. Sie können problemlos von Ihrer sorgenfreien „Endlich-Wochenende-Einstellung“ zu einem produktiven Montagmorgen wechseln.

Nehmen Sie sich am Sonntag ein paar Minuten Zeit, um einen Plan für Ihre gesamte Woche zu erstellen.

Teilen Sie Ihre wöchentlichen Ziele in tägliche Aufgaben auf,

so dass Sie während der Arbeit nur einen Blick auf diese Liste werfen müssen.

Denken Sie daran - Ihre Energie- und Kreativitätsniveaus schwanken während der Woche.

  • Planen Sie Aufgaben mit niedriger Priorität für Montag ein.
  • Erledige kreative und anspruchsvolle Aufgaben am Dienstag und Mittwoch.
  • Planen Sie Besprechungen für Donnerstag, wenn die Energie Ihres Teams nachlässt.
  • Nutzen Sie Ihre Freitage zur Planung und Vernetzung.

Tipp 4: Erstellen Sie einen Tagesplan.

Zeitmanagement deadlineVerwenden Sie die ersten 30 Minuten Ihres Tages, um eine tägliche Aufgabenliste zu erstellen, die Ihrem Wochenplan entspricht.

Formulieren Sie Ihre Listenelemente so, als ob Sie sie bereits abgeschlossen hätten.

Anstelle von "Bericht an den Projektmanager übermitteln" schreiben Sie "An den Projektmanager übermittelt".

Dieser kleine Trick gibt Ihnen einen zusätzlichen Motivationsschub.

Tipp 5: Fügen Sie Ihrer To-Do-Liste eine "schon erledigt Liste" hinzu.

Manchmal tauchen unerwartete Aufgaben während des Tages auf. Notieren Sie diese in einer separaten Liste neben Ihren Aufgaben (To-Do´s), um am Ende des Tages noch etwas zusätzliche Zufriedenheit zu erlangen.

(da Sie eigentlich mehr geschafft haben, als das was auf Ihrer To Do Liste stand).

Sehen Sie sich am Sonntag Ihre Erfolge der letzten Woche noch einmal an und gratulieren Sie sich selbst zu Ihren Erfolgen. Dieser Überprüfungszeitraum erhöht Ihr Vertrauen und hilft Ihnen, den Zeitplan für die nächste Woche zu erstellen.

Tipp 6: Erledigen Sie Ihre wichtigsten und anspruchsvollsten Aufgaben gleich am Morgen.

Die meisten von uns finden unsere erste Stunde der Arbeit am produktivsten - stellen Sie sicher, dass Sie Ihre sinnvoll einsetzen!

Seltsamerweise können Sie sich leichter fokussieren und konzentrieren, wenn Ihr Gehirn nicht vollständig wach ist.

Tipp 7: Ablenkungen ausblocken.

Verwenden Sie die Funktion "Bitte nicht stören", wenn Sie an fokussierten Aufgaben arbeiten.

Konzentrieren Sie Ihre Aufmerksamkeit, indem Sie nur an einem Monitor arbeiten und nur ein Bildschirmfenster öffnen.

Offline gehen könnte auch eine Option sein, aber gehen wir nicht so weit. ;)

Tipp 8: Kein Multitasking sondern Monotasking.

Forscher haben den Mythos Multitasking widerlegt. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie viele Dinge gleichzeitig tun und Ihre Qualitätsstandards beibehalten können, irren Sie sich.

Multitasking ist bewiesenermaßen unproduktiv, produktiver hingegen ist Monotasking.

Konzentrieren und Fokussieren sie sich immer nur auf eine Aufgabe und arbeiten sie diese nacheinander ab.

Tipp 9: Warten Sie nicht auf die Inspiration - tun Sie es; JETZT.

Einige Künstler warten darauf, dass die Inspiration zuschlägt.

Einige Autoren sitzen herum und warten, bis die Muse sie küsst.

Ignorieren Sie die Gedanken und Gefühle die von außen auf sie einprasseln, lassen Sie sie nicht Ihre Handlungen bestimmen.

Starten Sie Aufgaben, auch wenn Sie sich unsicher fühlen und vertrauen Sie Ihrer Motivation und folgen sie ihr.

Tipp 10: Streben Sie nicht nach Perfektion.

Zeitmanagement Stoppuhren und perfekte Gebäude

Wenn alles perfekt sein muss, kann etwas jemals gut genug sein? Wahrscheinlich nicht. Um außergewöhnlich zu werden, müssen Sie immer wieder versagen und aus Ihren Fehlern lernen.

Sehen Sie jede Bemühung als Experiment an - ein wertvoller Schritt auf Ihrer Reise, egal wie das Ergebnis aussieht.

Tipp 11: Lassen Sie sich nicht auf kleine Details ein.

Behalten Sie das große Ganze im Hinterkopf, anstatt sich dem Perfektionismus hinzugeben. Konzentrieren Sie sich auf Ihre Prioritäten und nicht auf die minutiösen Details Ihrer Arbeit.

Bearbeiten Sie die wichtigen Aufgaben Ihrer To-Do-Liste und nicht die kleinen unbedeutenden Dinge.

Tipp 12: Planen Sie Unterbrechungen zwischen den Aufgaben.

Das menschliche Gehirn kann sich jeweils nur etwa 90 Minuten lang konzentrieren.

Planen Sie mindestens alle 90 Minuten eine Pause ein,

um ein Durchbrennen zu vermeiden und eine hohe Produktivität während des Tages zu gewährleisten.

Tipp 13: Nutzen Sie Wartezeiten produktiv und optimal.

Zeitmanagement Stoppuhren

Es passiert jedem: Wir warten in Warteschlangen, Wartezimmern, Flughafenterminals, Bahnhöfen usw.

Währenddessen:

  • beantworten Sie E-Mails auf Ihrem Telefon,
  • sehen Sie sich Ihre Anrufe in Abwesenheit an,
  • trainieren Sie,
  • oder dehnen/ strecken Sie sich mal,
  • entspannen Sie sich
  • oder meditieren Sie.
  • Tragen Sie ein Buch/ Kindle-ebook-reader mit sich und lesen Sie.
  • Hören Sie Podcasts auf Ihrem Telefon, oder was auch immer Ihnen einfällt.

Hauptsache Sie füllen die Wartezeiten optimal aus.

Tipp 14: Organisieren Sie Ihren E-Mail-Posteingang.

Menschen mit überladenen Postfächern verbringen so viel Zeit mit E-Mails.

Die beste Möglichkeit die E-Mail-Kommunikation zu beschleunigen und weniger Zeit für überflüssigen Austausch zu verschwenden, ist die Organisation Ihres Posteingangs.

Google Mail bietet eine Vielzahl von Funktionen, mit deren Hilfe Sie Ihre neusten eingehender Nachrichten sortieren und organisieren können.

Wenn Sie einen anderen Mailanbieter verwenden, sollten Sie zu Google Mail wechseln. (entweder über POP3 oder SMTP Weiterleitung).

Sehen wir uns einige Tricks an mit denen Sie E-Mails schneller durchsuchen, organisieren und beantworten können:

  • Archivieren Sie E-Mails, die möglicherweise wichtige Informationen enthalten, jedoch keine sofortige Antwort benötigen.
  • Erstellen Sie umsetzbare Labels wie "geschäftlich sofort", "geschäftlich nicht dringend", "privat später" usw.
  • Verwenden Sie Filter, um der eingehenden E-Mails automatisch Labels zuzuweisen, basierend auf dem Absender oder anderen darin enthaltenen Informationen/ Suchbegriffen.
  • Sie können sogar alle Newsletter beschriften, indem Sie für jede E-Mail einen Filter einrichten, der das Wort "Abbestellen" enthält.
  • Aktivieren Sie „vorgefertigte Antworten“ und erstellen Sie Vorlagen aus E-Mails, die Sie mehr als zweimal gesendet haben. Sie können diese vor dem Versenden anpassen, aber wenn Sie vor dem Start eine allgemeine Gliederung haben, wird der Vorgang erheblich beschleunigt.

Tipp 15: Trainieren Sie die andere Seite Ihres Gehirns.

Beschäftige dich mit Hobbys, um die Teile deines Gehirns zu beschäftigen, die du bei der Arbeit nicht verwendest. Sie lösen dann Probleme schneller und haben mehr Kreativität zur Verfügung.

  • Wenn Sie Rechtsanwalt sind, lernen Sie zu tanzen.
  • Wenn Sie ein Pianist sind, üben Sie Kampfsport.
  • Wenn Sie Softwareentwickler sind, gehen Sie aus und knüpfen Sie Kontakte.

Zeit außerhalb Ihrer Komfortzone zu verbringen, führt zum Erfolg.

Tipp 16: Trainiere oft.

Sport hilft beim Umgang mit Stress im Alltag. Forscher haben gezeigt, dass kurze und intensive Trainingseinheiten genauso nützlich sein können wie längere.

Nehmen Sie sich ein paar Minuten für kurze Workouts - zumindest jeden zweiten Tag.

Tipp 17: Schlaf gut.

Wissenschaftler haben herausgefunden, dass weniger zu schlafen um mehr Aufgaben/ Ziele zu erreichen, zu Problemen führt. Müde Menschen zögern mehr und lassen sich leicht ablenken.

Geben Sie Ihrem Gehirn jede Nacht mindestens acht Stunden Schlaf.

Tipp 18: Verwenden Sie Ihren Kalender für Ihr gesamtes Zeitmanagement.

Zeitmanagement KalenderEin Kalender bietet mehr als nur die Planung von Besprechungen.

Verwenden Sie Ihren Kalender um Termine einzuhalten,

Erinnerungsfunktionen für gezielte Arbeiten hinzuzufügen usw.

Wenn Sie der Meinung sind, dass ein geplanter Eintrag Ihren Plan für den Tag nicht vorantreibt,

löschen Sie ihn einfach.

Übernimm die Verantwortung für dein Zeitmanagement.

Tipp 19: Entspannungs-zeitmanagement.

Steigen Sie aus dem Hamsterrad aus, verbringen Sie eine Weile in Ruhe und schalten Sie Ihr „Arbeitsgehirn“ aus.

Sie werden überrascht sein, welche positiven Auswirkungen eine ruhige Zeit auf Ihre kreativen Prozesse haben kann.

Meditation hilft Ihnen sich wieder frischen zu fühlen und neue Einblicke in Ihre Arbeit zu gewinnen.

Tipp 20: Lernen Sie einfach [NEIN] zu sagen, wenn es nicht in Ihren Zeitplan passt.

Ihre Zeit ist wertvoll. Verschwenden Sie sie nicht mit Menschen und Projekten, die nicht mit Ihrer Mission und Ihren Zielen übereinstimmt. Anstatt Einladungen und Angebote automatisch anzunehmen, sagen Sie:

"Ich überprüfe meinen Zeitplan und melde mich bei Ihnen".

Diese einfache Aussage verschafft Ihnen einen kleinen Spielraum, Angebote auszuwerten und kluge Entscheidungen zu treffen.

Tipp 21: Sei früher fertig.

Planen Sie früher und reichen Sie Ihre fertige Arbeit einen Tag früher ein, als es normal geplant war. Verwenden Sie den gleichen Ansatz bei Deadlines und fixen Fristen.

Tipp 22: Beantworten Sie das Telefon nicht, nur weil es klingelt.

Beantworten Sie E-Mails nicht automatisch, sobald sie ankommen. Verarbeiten Sie Ihre E-Mails im Stapel und rufen Sie sie später auf, wenn Sie Zeit dafür haben.

Vermeiden Sie Unterbrechungen, wenn Sie an Aufgaben mit hohem Fokus und Konzentration arbeiten.

Tipp 23: Verwandeln Sie Ihr System in Gewohnheiten.

Formgewohnheiten aus den oben aufgeführten Ideen.

Üben Sie diese Zeitmanagement Tipps und verinnerlichen Sie die Produktivität.

Legen Sie einen angemessenen Zeitplan fest, den Sie langfristig (mindestens einen Monat) einhalten können.

Nach einer Weile werden Ihre täglichen und wöchentlichen Gewohnheiten automatisch.

Tipp 24: Lass schlechte Gewohnheiten Zwischenzeitlich los.

Legen Sie einen Zeitplan fest und halten Sie sich daran. Wenn Sie diesem Plan folgen, verlieren Sie natürlich Ihre alten unproduktiven Gewohnheiten.

Zeitmanagement Tipp Nr. 25: Nutze die Zeitmanagement Methoden sinnvoll mit einer Prise „Work Life Balance“.


Zeitmanagement Taschenuhr "Work Life Balance"

Machen Sie sich keine Gedanken darüber, ob Sie alle Elemente Ihrer To-Do-Liste abhaken können.

Genießen Sie jeden Tag mit einer angemessenen „Work Life Balance“.

Die Überbeanspruchung eines übergroßen Arbeitsaufwands ist heute keinen unproduktiven verbrannten Tag wert.

Arbeiten Sie stetig und bleiben Sie bei Ihrem bestmöglichen Tempo.

Das schnelle abarbeiten von Aufgaben verringert die Arbeitsqualität und führt zu Stress.

Es mag sich wie ein Klischee anhören, aber denken Sie daran:

„Der Weg ist immer wichtiger als das Ziel“.

Beginnen Sie jetzt.

Mit diesen Zeitmanagement Methoden setzen Sie der Zeitverschwendung ein Ende und Sie können sich Ihre Zeit sofort selbst und sinnvoll einteilen.

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