Viele Menschen fühlen sich überfordert, wenn sie an die vielen unerledigten Aufgaben denken, die auf sie warten.
Eine große Schwierigkeit besteht darin, dass wir glauben, unsere Umwelt erwarte von uns die möglichst zügige und gleichzeitige Erledigung aller Dinge.
Das ist natürlich kaum umsetzbar.
Wer sich in diese Falle befindet, wird nervös, unkonzentriert und beschäftigt sich gedanklich nur noch mit den Dingen, die auf seiner To-do-Liste stehen.
Das erzeugt Stress und wir erledigen nur noch die Dinge, die uns leicht fallen und angenehm erscheinen. Die lästigen schieben wird auf die lange Bank.
Bald haben wir das Gefühl, die Zeit rennt uns davon und fühlen uns noch gestresster. Wir sind in einem Teufelskreis gefangen.
Zeitmanagement-Strategien helfen, diesen Teufelskreis zu durchbrechen und wieder Struktur ins Leben zu bringen.
Sie sind ein wesentlicher Faktor für mehr Produktivität, lassen uns besser schlafen und machen letztendlich gesünder.
Da unser Gehirn etwa 20 % unserer gesamten Energie verbraucht, neigt es generell dazu, sich lieber mit energiearmen und weniger denkintensiven Aufgaben zu beschäftigen. Wer sich aber einmal in der „Kleinigkeiten-Schleife“ befindet, kommt nur schwer wieder heraus.
Es ist so einfach, sich mit Nebensächlichkeiten wie Putzen, Einkaufen, E-Mails beantworten oder Überweisung aufzuhalten, statt die wirklich schwierigen Dinge anzugehen. Das Gehirn lässt sich jedoch trainieren.
Wenn wir uns nur eine Stunde konzentriert mit einer wichtigen Aufgabe beschäftigt haben, kommen wir selbst nach kurzer Unterbrechung relativ schnell in den Denkmodus zurück.
Um diesen Modus zu trainieren, macht es Sinn, Strategien zur Tagesstrukturierung langfristig und konsequent anzuwenden.
Ob privat oder beruflich, es ist wichtig, Zeitfressern Beachtung zu schenken und sie möglichst bald aus seinem Leben zu streichen. Dazu müssen wir Prioritäten setzen.
Selbst wenn uns Vorgesetzte im Betrieb Prioritätenlisten vorgeben, können wir immer noch selbst bestimmen, wann und in welcher Reihenfolge wir Aufgaben erledigen.
Du weißt nicht, wie du das angehen sollst?
Glücklicherweise kann man Priorisierung lernen. Zum Umsetzen der angestrebten Ziele haben sich verschiedene Zeitmanagement-Strategien bewährt.
Die To-do-Liste ist ein einfaches, aber effizientes Mittel zur Planung und Umsetzung von Aufgaben. Sie hilft dir, den Überblick zu behalten und nicht im Schreibtischchaos zu versinken.
Am Ende des Tages solltest du die meisten Punkte erledigt haben. Es kann extrem motivieren, den letzten Punkt auf der Liste abhaken zu können. Achte jedoch darauf, dass diese Liste nicht der Beweis für das wird, was du nicht geschafft hast.
Vermeide es, Aufgaben mehr als einmal zu verschieben. Das frustriert und demotiviert lediglich. Beispiele für geeignete To-do-Listen findest du hier: 11 Tipps zur Erstellung einer perfekten To Do Liste
Die Eisenhower-Methode hilft uns, Belangloses konsequent zu entsorgen. Es stammt vom US-amerikanischen General und späteren Präsidenten D. D. Eisenhower. Auch er fühlte sich von den täglichen Anforderungen oftmals erdrückt.
Um effektiv arbeiten zu können, entwickelte er eine Strategie, Aufgaben nach Priorität einzuordnen. Er unterteilte sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit, denn dies sind zwei verschiedene Dinge.
Diese Kriterien führen zu 4 unterschiedlichen Kombinationsmöglichkeiten:
Um dieses Prinzip auch für dich selbst anwenden zu können, musst du alle anstehenden Aufgaben bewerten. So setzt du primäre Prioritäten fest.
Die Eisenhower-Methode filtert nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und entwickelt daraus die vier Prioritätsstufen.
Priorität Stufe 4: Mach dich von allem frei, was weder wichtig noch dringlich ist. Schnell wirst du feststellen, dass es zahlreiche Aufgaben gibt, die du vernachlässigen kannst.
Priorität Stufe 3: Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben kannst du guten Gewissens an andere Personen delegieren oder ganz aus der Liste streichen.
Priorität Stufe 2: Gib wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben feste und realistische Termine zur Erledigung.
Priorität Stufe 1: Alle wichtigen und dringenden Aufgaben musst du möglichst rasch und selbst erledigen. Je effektiver dein Zeitmanagement, desto weniger Aufgaben warten in dieser Kategorie.
Fazit: Das Eisenhower-Prinzip ist einfach umzusetzen und effizient. Es hilft, nach Priorität zu ordnen und entlastet uns. Du solltest dich allerdings konsequent von kleinen, unwichtigen Aufgaben befreien nicht in Versuchung kommen, diese wieder auf deine To-do-Liste zu setzen.
Bei der ABC-Methode werden anstehenden Aufgaben ebenfalls nach Priorität eingeordnet und erhalten die Stufen
Hohe Priorität hat alles, was heute oder in der in dieser Woche erledigt werden muss.
In die nächste Kategorie fallen Aufgaben, die erledigt werden sollten und in Stufe 3 (C) solche, die erledigt werden können.
Wer sich keine komplette Liste erstellen möchte, kann sich auch mit kleinen Post-it-Zetteln am Bildschirm behelfen.
Du erstellst einen Wochenplan für deine Aufgaben.
Erledige die wichtigsten Aufgaben nach Möglichkeit am Morgen.
Da die A-l-p-e-n-Methode auch den Biorhythmus berücksichtigt, solltest du in deinen ausführlichen Wochenplan auch Zeiten eintragen, in denen du nicht gestört werden möchtest.
Alle Methoden führen zur Produktivitätssteigerung und haben eines gemeinsam:
Die wichtigsten Dinge werden zuerst erledigt.
Wer sich sofort an unangenehme Dinge begibt, kann sich bald über Erfolgserlebnisse freuen. Durch das Setzen von Prioritäten lernt unser Gehirn, dass sich Anstrengung lohnt.
Die wichtigen und oftmals schwierigen Aufgaben sollten gleich am Morgen erledigt werden, da wir jetzt die meiste Energie haben und uns am besten konzentrieren können.
Wenn du zu den Menschen gehörst, die erst im Laufe des Tages ihre Bestform erreichen, solltest du die wichtigen Dinge lieber am Nachmittag erledigen und dir danach eine kurze Pause gönnen. Lege konkrete Termine für jede Aufgabe fest und weiche diesen nicht aus.
Wenn du erst einmal nachgibst, schleicht sich Nachlässigkeit ein und Ausnahmen werden zur Regel. Trotzdem ist es wichtig, einen Zeitpuffer mit einzukalkulieren, denn unvorhergesehene Dinge können immer geschehen. So gerätst du nicht unter Druck.
Zeitdiebe sind der größte Feind erfolgreicher Arbeit. Wenn du häufig das Gefühl hast, die Zeit zerrinnt dir unter den Fingern und sie vertrödelt zu haben, musst du deine Zeitdiebe in den Griff bekommen.
Störende Telefonanrufe, zu lange Telefonate, ein Schreibtisch voller Papierstapel, aufgeschobene Arbeiten und ineffektive Meetings sind echte Zeitfresser, gegen die man etwas tun kann. Sie verhindern es, Prioritäten zu setzen.
Sie zu eliminieren, bedeutet besseres Zeitmanagement zu etablieren. Doch selbst, wenn du Zeitmanagement-Strategien anwendest, sind sie nicht immer zielführend.
Ein häufiger Fehler ist es, die falsche Strategie zu benutzen.
Nicht jede Methode passt zur Situation und zum eigenen Typ. Auch die eigenen Ressourcen werden gerne falsch eingeschätzt. Wer trotz geeigneter Strategie immer noch zu viel Arbeit hat, muss sich Kapazitäten frei schaufeln, indem er delegiert oder sich Unterstützung holt.
Viele Menschen sind zwar auf ihre Multitasking-Fähigkeiten stolz, doch häufig sabotieren sie damit vernünftiges Zeitmanagement. Schnelles Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben hat nicht wirklich etwas mit Multitasking zu tun.
Man verzettelt sich und kann am Ende des Tages kaum etwas Erledigtes vorweisen. Multitasking verbraucht viel Energie, ist anstrengend und führt nicht zum Ziel.
Lerne, nein zu sagen, auch wenn dich andere als egoistisch bezeichnen.
Du bist nur konsequent und hast am Schluss erreicht was du wolltest:
Endlich nach Priorität zu arbeiten.
Möchtet du mehr zum Thema Produktivität erfahren? -> In meinem Blog findest du noch weitere Themen, die dir dabei helfen Produktiver zu Leben und zu Arbeiten!
Weitere Blogbeiträge:
Mache den kostenlosen Schnelltest und finde heraus ob die 3-Schritte-Formel auch bei dir funktioniert?!
© Produktivitäts-Formel.de
© Produktivitäts-Formel.de
